주주총회 소집 통지서 작성법 4가지 및 결의 방식


주주총회 소집 통지서, 어떻게 작성해야 할까요?

‘주주’란 주식회사 사원인 지위로서의 주식의 귀속자입니다. 쉽게 말해서 주식을 가지고 직접 또는 간접으로 회사 경영에 참여하는 개인이나 법인인데요. 이들은 회사 경영에 필요한 안건을 논의하기 위해 주기적으로 주주총회에 참여합니다.

이번 글에서는 주주총회의 정의와 결의 형태를 알아본 후, 실제 주주총회 소집 통지서 작성법을 정리해 보겠습니다.




목차

  1. 주주총회란?
  2. 주주총회 결의 형태
  3. 주주총회 소집 통지서 작성법

회의하는 직장인들

주주총회란?

주주총희 결의 방식


주주총회란 주주가 모여서 회사의 의사를 결정하는 필요기관입니다. 회사의 중요한 사안을 정하는 최고 의사결정회의이며, 회의체 형식의 의사결정기관입니다. 줄여서 ‘주총’이라고 부르며, 정기총회와 임시총회로 구분할 수 있습니다.

주주총회에 참석한 주주는 1주당 1개의 의결권을 가집니다. 의결권 행사는 직접 참석은 물론이고, 위임장을 작성해서 대리인을 통해서도 가능합니다. 2개 이상의 주식을 가진 주주는 서로 다르게 의결권을 행사할 수도 있습니다. 단, 이익배당 우선주처럼 회사 발행 시 정관에 의해 의결권이 없는 주식을 보유했다면 주주총회에 참여할 수 없습니다.

아래에서 정기총회와 임시총회의 소집에 대해 알아보겠습니다.


❶ 정기총회

  • 매년 1회, 일정 기간에 소집
    – 연 2회 이상의 결산기를 정한 회사는 매기에 총회 소집
  • 배당금 규모를 포함한 재무제표 확정, 임원 선임, 보수 한도 승인 등을 결정함

❷ 임시총회

  • 필요할 때마다 수시로 모집
    – 총회 소집은 원칙으로 이사회에서 결정하고, 대표이사가 구체적인 소집 절차를 취함
  • 발행주식총수의 3/100 이상에 해당하는 주식을 가진 주주도 회의의 목적사항과 소집 이유를 적은 서면 또는 전자문서를 이사회에 제출하여 임시총회 소집을 청구할 수 있음
    – 단, 기업이 이를 시행하지 않으면 법원이 허가를 통해 소집할 수 있음


주주총회 결의 형태


❶ 보통결의

  • 과반수 출석
  • 출석주주 과반수 찬성

일반적으로 이사, 감사, 청산인의 선임 및 보수 결정, 재무제표 승인, 주식배당, 배당금 지급시기 특정, 외부감사인 선임 등을 할 때 보통결의를 합니다. 출석주주 의결권의 1/2 이상과 발행주식 총수의 1/4 이상의 수를 기본으로 합니다.


❷ 특별결의

  • 과반수 출석
  • 출석주주 2/3 이상 찬성

일반적으로 정관 변경, 영업양수도, 이사 및 감사 해임, 합병승인 등을 할 때 특별결의를 합니다. 총회출석 주주 의결권의 2/3 이상과 발행주식 총수의 1/3 이상의 수를 기본으로 합니다.


❸ 특수결의

발행주식 총수 전부를 소유하고 있는 전체주주의 동의가 필요할 때 특수결의를 합니다. 이사 또는 감사의 회사에 대한 책임의 면제와 유한회사로의 조직 변경 등에 활용합니다.


그래프를 보며 회의하는 사람들 일러스트

주주총회 소집 통지서 작성법


주주총회 소집 통지서는 주주들에게 주주총회의 안건과 일정을 통지하는 역할입니다. 이는 주주들의 총회 참석과 회사 경영에 참가하는 기회를 보장한다는 의미입니다. 그만큼 매우 중요하므로 의무적으로 행해야 하는데요. 아래에서 주주총회 소집 통지서의 작성법을 하나씩 살펴보겠습니다.


❶ 통지 시기

주주총회 소집 통지서는 회일을 정하여 2주 전에 각 주주에게 발송해야 합니다. 2주 전에 통지 후, 각 주주들에게 통지가 도착했는지 확인하지 않아도 됩니다. 도착이 제대로 안된 것에 대한 불이익은 주주가 부담합니다.

그러나 회사가 주주명부상의 주소로 통지서를 발송한 사실과 발송기간을 잘 지킨 것에 대한 입증이 필요합니다.


❷ 통지 방법

주주명부에 있는 주주에게 회일의 2주 전에 개별적으로 서면 또는 이메일로 통지를 발송해야 합니다. 앞서 말씀드린 것처럼 주주총회 소집 통지서는 의무적이므로 다른 방법은 허용되지 않습니다. 전화, 구두(말), 안내방송 등은 제외라는 것이죠.

원래 출력 서류를 통한 통지만 가능했으나, 2001년 상법이 개정되면서 전자문서로도 주주총회를 소집할 수 있게 되었습니다. 그러나 전자문서 통지를 하려면 사전에 주주의 동의를 받아야 합니다.


❸ 통지 내용

주주총회 소집 통지서에는 다음의 내용이 필수적으로 들어가야 합니다.

  1. 개최일자
  2. 개최장소
  3. 목적사항

❹ 예외 대상

상장법인 또는 협회등록법인(코스닥)의 경우, 직접 소집 통지서를 전달하지 않아도 대체할 수 있는 방법이 있습니다. 발행주식의 1/100 이하의 주식을 가진 소액주주는 금융감독원 또는 한국거래소의 전자공시시스템에 공시를 올리는 것으로 소집 통보를 대신할 수 있습니다.



지금까지 주주총회 소집 통지서 필요성 및 작성법을 알아봤습니다.

매년 1월에서 3월은 주주총회가 열리는 시기입니다. 회사가 잘 운영된다는 것을 알리고, 여러 의사를 결정하기 위해 반드시 필요한 절차인데요. 중요한 자리인 만큼 주주총회 소집 통지서는 강행규정이니 참고하시길 바라겠습니다.

다음엔 더 유익한 글로 찾아오겠습니다 🙂




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